你知道自己该在什么情况下发送电子邮件吗?

写短信、打电话还是发电子邮件?如果没有一套成熟的机制,选择越多烦恼就越多。

你知道自己该在什么情况下发送电子邮件吗?

氧分子网科技 汤姆 2月25日编译

数年前,我曾经找到了一种使我的电子邮箱账户未读邮件数量“几乎”为零的方法。当时,我所用到的主要方法就是只有在我能处理掉所有未读邮件的情况下才打开我iPhone的邮件应用或者电脑上的Gmail账户。

在实际操作中,我发现我所采用的这一方法往往只有四种结局:

第一, 我会对某一封电子邮件进行快速回复,答复的长度只有一两句话而已(5%)。

第二, 如果电子邮件来自某一位非常重要的发送人的话,我会在深思熟虑后对其进行详尽的回复(1%)。

第三, 在简单阅读这一邮件后,我依然将其标记为未读邮件。但通常来说,这些写带有标记的邮件需要一到两天,甚至一整周的时间才能完全处理完(74%)。

第四, 如果这一邮件需要我在深思熟虑后才能回答的话,我会将其标记为已读,但会作出醒目的标记以待日后的回复(20%)。

在这里,我想要说明的主要观点是“通过电子邮件的方式联系到某一用户并不是什么快捷的方法”。因为即便有一封电子邮件来自我认为是非常重要的发送人,我通常也需要一到两天时间才会进行回复。考虑到电子邮件属于“即时通讯”领域范畴这一事实,我通常会对没有得到他人的即时回复而感到愤怒。

因此,现在的问题就在于我们是否应该对人们何时应该通过短信、电话或者电子邮件进行沟通建立一套完整的机制?

幸运的是,日前有一位名为赛鲁斯-斯通乐(Cyrus Stoller)的企业顾问就在自己博客上对外阐述了这样一套类似的“人际沟通渠道参照表”。斯通乐在自己的博客中表示,由于现代人类大多都拥有智能手机,因此我们交流的方式应该不仅仅局限于电话,而是应该扩展到包括短信、电子邮件等多种方式。

在斯通乐的博客中,他还特地为我们列举出了一张“人际沟通渠道参照表”,具体内容如下:

1. 如果你希望在30分钟内得到对方答复的话,你应该打电话。

因为这一方式能够确保对方充分理解了你的意思,知道对方收到这一信息的时间,并清楚的知道自己应该做什么。而且,如果你不希望通过打电话的方式打扰对方目前正在进行的工作的话,想必对方也会认为你的事情并不紧急。

2. 如果你希望在2小时内得到对方答复的话,你应该打发短信。

这将给与对方充分的时间去思考你所希望得到的答案,并在准备好之后给你答复。

3. 如果你希望在今天以内得到对方答复的话,你应该给对方发送即时消息。

即时通讯是我们同他人展开“异步沟通”的最简单方式,通过这一方式你可以得到对方相对即时的简短回复。而且,这一沟通方式相比电话或者短信更加礼貌,且不容易让人产生抵触情绪。

4. 如果你希望在数天内得到对方答复的话,你应该打发电子邮件。

我所认识的许多人都认为自己永远有处理不完的电子邮件,因此电子邮件或许并不是现代人们快速得到对方答复的正确交流方式。

5. 如果你希望对方在方便的时候给予答复的话,你应该在Twitter上@对方,甚至是发送私信。

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